A expressão dos perfis comportamentais vai além da interação presencial, o modelo da Extended DISC®, considerando a teoria por trás de suas ferramentas, também é aplicável a situações que envolvam comunicação escrita.
Com o objetivo de ampliar o autodesenvolvimento e apoiar a aplicação prática do modelo da Extended DISC®, apresentaremos informações úteis para a identificação e comunicação com cada Estilo DISC na comunicação escrita.
Cada vez mais as atividades das organizações estão migrando para o ambiente virtual, a comunicação escrita apresenta progressiva importância, fazendo com que o fluxo de informações aconteça, predominantemente, por meio de e-mails e mensagens.
Na comunicação escrita, o tom da conversa resulta da relação entre a maneira como o remetente escreve e a maneira como o destinatário lê a mensagem. Dentro de um contexto empresarial, a adaptação do tom de um e-mail é muito importante, pois pode influenciar os resultados dos negócios.
Assim, primeiramente, é necessário identificar o perfil comportamental predominante de quem se está interagindo, e então adaptar o seu estilo de escrita para criar uma comunicação mais eficaz que propicie a obtenção de melhores resultados.
A seguir serão descritas as características dos estilos de comunicação escrita de cada perfil comportamental:
Estilo D – Dominância
Os e-mails de pessoas com predominância no Estilo D são tipicamente breves e diretos, uma vez que preferem agir rapidamente e obter resultados. As saudações e formalidades do e-mail serão curtas ou inexistentes.
O conteúdo da mensagem pode estar totalmente contido no “assunto” do e-mail. Os detalhes serão mínimos e focados em um determinado assunto, podendo apresentar erros gramaticais e de pontuação.
Preferem uma comunicação orientada para resultados, focando-se em palavras-chave e informações essenciais, assim como utilizando frases de comando, ordenando ao invés de pedir alguma coisa.
Ao enviar e-mails para pessoas com predominância no Estilo D, utilize sumários breves, com tópicos e listas, assim como chamadas para ação, fazendo com que eles possam tomar decisões rápidas sobre o que irá acontecer em seguida. Apresente o quadro geral e mantenha o foco na solução, isto é “o que será feito” ou “o que será necessário” para que o resultado seja obtido.
Estilo I – Influência
As pessoas com predominância no Estilo I, ao receberem um e-mail, podem percebê-lo como uma oportunidade para iniciar uma conversa. Por serem entusiasmadas, otimistas e focadas nas emoções das pessoas, geralmente, as suas saudações são finalizadas com exclamações (Oi! Acabei de receber o seu e-mail!).
A estrutura dos e-mails não é muito objetiva e pode contar com a ausência de dados fundamentados ou fatos concretos, assim como falta de detalhes e pontuação.
Respondem e-mails com frases extensas, abordando inúmeros assuntos e temas, e buscando manter a interação viva e contínua. Podem perder o foco ao realizar retornos ou acompanhamentos, pois percebem tais atividades como oportunidades para socializar. Contudo, no final, há uma grande probabilidade de se obter os resultados desejados.
Ao enviar e-mails para pessoas com predominância no Estilo I, lembre-se de focar na pessoa e em seus sentimentos, buscando ressaltar aspectos positivos do assunto abordado e evitar temas desagradáveis. Evite também o uso excessivo de dados e detalhes. Se for possível, transfira a comunicação via e-mail para uma conversa por telefone, especialmente se o assunto apresentar um prazo curto ou urgente.
Estilo S – eStabilidade
As pessoas com predominância de Estilo S são amigáveis, porém mais reservadas e calmas. A sua comunicação escrita é sutil, mas simpática, sendo que os seus e-mails são relativamente longos, para conseguir abranger, de forma clara e completa, todos os assuntos.
Podem fazer várias perguntas e solicitar muitos detalhes. Sempre com foco na cooperação, irão pedir ao invés ordenar, utilizando “nós” no lugar de “eu” e procurando coletar informações suficientes para tomar decisões que beneficiem a todos.
Fazem acompanhamentos e podem levar mais tempo para responder um e-mail quando se sentirem pressionadas a tomar decisões urgentes ou imprevistas.
Ao enviar e-mails para pessoas com predominância no Estilo S, lembre-se de responder as suas perguntas cuidadosamente, fornecendo segurança e confirmação sobre as informações, e avançando para as próximas etapas de maneira gradual e sequencial, focando-se nos benefícios e impactos causados pelas mudanças. Seja sincero e, se possível, construa uma relação de confiança, cumprindo com as suas promessas.
Estilo C – Conformidade
As pessoas com predominância no Estilo C apresentam uma comunicação escrita extensa e elaborada. O tom do e-mail é formal, pouco coloquial e, relativamente, complexo. Geralmente, preferem escrever mensagens e e-mails ao invés de interagir cara-a-cara com alguém, pois são reservadas.
Os e-mails têm muitas informações e, apesar de seu foco ser no resultado, precisam do suporte de detalhes e fatos para tomar decisões corretas e precisas. Há grandes chances de o texto ter sido revisado, não apresentando nenhum erro gramatical ou de pontuação.
Notadamente, nas áreas em que são especialistas, fazem muitas perguntas minuciosas e específicas, podendo não apresentar opinião ou foco no panorama geral da situação. Desta forma, não irão conseguir progredir ou seguir em frente até obterem todas as respostas e sanarem todas as suas dúvidas, podendo parecer muito críticas.
Ao enviar e-mails para pessoas com predominância no Estilo C busque ser fatual e claro, abordando todos os detalhes e tópicos necessários, assim como checando as fontes e argumentos utilizados. Prepare-se para responder a perguntas sobre o assunto antes de receber uma decisão a respeito.
Dicas Adicionais:
Toda informação que você consiga obter da outra pessoa ajudará a identificar seu perfil predominante, não só contribuindo para uma melhor interação, mas também para evitar possíveis frustações para ambos os lados.
Pratique os conhecimentos adquiridos, a partir das ferramentas e do modelo da Extended DISC®, para ajustar-se ao perfil comportamental de seu interlocutor ao escrever e-mails.
Conforme for trocando e-mails, perceberá o diferencial de um e-mail elaborado com foco no perfil de quem o receberá. Pode parecer como um trabalho adicional, porém o fruto deste esforço pode resultar em menos trabalho e melhores resultados, no futuro.
